Viết thông cáo báo chí: cấu trúc chuẩn, góc tin hấp dẫn và cách gửi để được đăng tải

Doanh nghiệp ra mắt sản phẩm mới, khánh thành nhà máy, ký kết hợp tác hay tổ chức hoạt động cộng đồng đều muốn được báo chí đưa tin. Thông cáo báo chí là cách chính thức để cung cấp thông tin cho phóng viên, biên tập viên. Nhưng mỗi ngày toà soạn nhận rất nhiều thông cáo; thông cáo viết như quảng cáo, thiếu tin, dài dòng thường bị bỏ qua.

Bài viết hướng dẫn viết thông cáo báo chí.

Khi nào cần thông cáo báo chí?

• Ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới đáng chú ý.
• Khai trương, khánh thành, mở rộng.
• Hợp tác chiến lược, đầu tư.
• Sự kiện, hội thảo có giá trị thông tin.
• Thành tựu, giải thưởng, cột mốc.
• Hoạt động cộng đồng, trách nhiệm xã hội.
• Công bố khảo sát, báo cáo, số liệu mới.
• Thông tin chính thức khi có sự cố (khủng hoảng).

Tìm góc tin

Phóng viên cần tin có giá trị với độc giả, không phải quảng cáo. Tự hỏi:

• Tin này mới ở điểm nào?
• Ảnh hưởng đến ai, bao nhiêu người?
• Có số liệu, xu hướng gì đáng chú ý?
• Có câu chuyện con người, địa phương?
• Liên quan vấn đề xã hội nào đang được quan tâm?

Ví dụ thay vì “Công ty A ra mắt sản phẩm B”, góc tin có thể là “Doanh nghiệp Việt sản xuất thiết bị lọc nước dùng năng lượng mặt trời cho vùng ngập mặn”.

Cấu trúc thông cáo

Tiêu đề: nêu tin chính, ngắn gọn, cụ thể.

Tiêu đề phụ (nếu cần): bổ sung chi tiết quan trọng.

Địa điểm, ngày phát hành.

Đoạn mở đầu: trả lời 5W1H (Ai, Cái gì, Khi nào, Ở đâu, Vì sao, Như thế nào). Phóng viên đọc đoạn này đủ hiểu tin.

Thân bài: chi tiết, số liệu, bối cảnh, theo thứ tự quan trọng giảm dần (kim tự tháp ngược).

Trích dẫn: lời lãnh đạo, đối tác, chuyên gia, khách hàng; nói lên ý nghĩa, không chỉ khen.

Thông tin về doanh nghiệp: đoạn ngắn giới thiệu cố định.

Liên hệ báo chí: người phụ trách, điện thoại, email.

Văn phong

• Khách quan, ngôi thứ ba, như một bài tin.
• Câu ngắn, rõ ràng, tránh tính từ quảng cáo (“hàng đầu”, “tuyệt vời”) nếu không có căn cứ.
• Số liệu chính xác, có nguồn.
• Độ dài vừa phải, thường khoảng một đến hai trang.
• Kiểm tra kỹ chính tả, tên riêng, chức danh.

Hình ảnh, tư liệu

• Ảnh chất lượng cao, có chú thích (ai, việc gì, ở đâu).
• Logo, ảnh sản phẩm, ảnh lãnh đạo.
• Video ngắn nếu có.
• Đường dẫn tải bộ tư liệu báo chí.

Gửi thông cáo

• Lập danh sách phóng viên, chuyên mục phù hợp lĩnh vực.
• Email cá nhân hoá, tiêu đề email nêu tin chính, thông cáo trong thân email và tệp đính kèm.
• Gửi đúng thời điểm, tránh gửi quá sát giờ sự kiện.
• Sẵn sàng trả lời câu hỏi, cung cấp thêm thông tin.
• Đăng thông cáo trên trang tin tức website.

Lưu ý: việc đăng tin do toà soạn quyết định; hình thức đăng bài trả phí cần ghi rõ là thông tin quảng cáo theo quy định.

Ví dụ doanh nghiệp nông sản

Một hợp tác xã xuất lô sản phẩm đầu tiên sang thị trường mới. Thông cáo có tiêu đề nêu sự kiện, đoạn mở đầu đủ 5W1H, số liệu về sản lượng, số hộ nông dân tham gia, trích dẫn chủ nhiệm hợp tác xã về ý nghĩa với địa phương, ảnh đóng gói tại xưởng. Một số báo địa phương và chuyên trang nông nghiệp đưa tin, thương hiệu được nhiều đối tác biết đến.

Sai lầm thường gặp

• Viết như quảng cáo.
• Tin không có giá trị thông tin.
• Đoạn đầu không nêu tin chính.
• Thiếu ảnh, thông tin liên hệ.
• Gửi đại trà, sai chuyên mục.

Media Findme hỗ trợ gì?

Media Findme viết thông cáo báo chí, chuẩn bị tư liệu và kết hợp truyền thông đa kênh cho sự kiện doanh nghiệp. Xem content marketing và digital marketing.

Lời kết

Thông cáo báo chí hiệu quả bắt đầu từ một tin có giá trị và được viết theo cách phóng viên cần. Rõ ràng, khách quan, đủ thông tin và tư liệu, thông cáo sẽ có cơ hội được lan toả rộng rãi.

Thông cáo trong tình huống khủng hoảng

Khi doanh nghiệp gặp sự cố như sản phẩm lỗi, tai nạn, thông tin sai lan truyền, thông cáo báo chí là kênh đưa ra thông tin chính thức. Thông cáo cần nhanh, trung thực, thừa nhận vấn đề nếu có, nêu rõ biện pháp khắc phục và kênh liên hệ. Tránh né tránh, đổ lỗi hoặc đưa thông tin chưa kiểm chứng. Nên có quy trình duyệt nhanh với lãnh đạo và tư vấn pháp lý khi cần. Xem xử lý bình luận tiêu cực.

Phòng báo chí trên website

Tạo mục “Tin tức” hoặc “Báo chí” trên website lưu các thông cáo, ảnh tư liệu, logo, thông tin liên hệ báo chí. Phóng viên có thể tự tìm thông tin chính thức, giảm sai sót khi đưa tin. Trang này cũng hỗ trợ SEO khi doanh nghiệp được tìm kiếm theo tên.

Xây quan hệ với phóng viên

Quan hệ tốt với phóng viên được xây dựng qua thời gian bằng việc cung cấp thông tin chính xác, đúng hạn, hữu ích; sẵn sàng làm nguồn tin chuyên môn khi họ cần. Không làm phiền bằng thông cáo kém giá trị. Ghi nhận các bài đưa tin và gửi lời cảm ơn.

Đo lường hiệu quả

Theo dõi số bài báo đăng tải, chất lượng kênh, lượt truy cập website, lượt tìm kiếm tên thương hiệu sau khi phát hành thông cáo. Tổng hợp thành báo cáo truyền thông sau mỗi sự kiện để đánh giá và cải thiện lần sau.

Câu hỏi thường gặp

Thông cáo báo chí dài bao nhiêu?
Thường một đến hai trang.

Có đảm bảo được đăng không?
Không; toà soạn quyết định dựa trên giá trị tin.

Nên gửi trước sự kiện bao lâu?
Tuỳ loại tin; thường gửi trước vài ngày hoặc ngay sau sự kiện.

Có cần trích dẫn lãnh đạo?
Nên, giúp tin sinh động và có góc nhìn.

Bài viết liên quan

Content bất động sản: viết nội dung dự án, căn hộ, khu vực trung thực và thu hút khách tiềm năngThiết kế infographic: biến số liệu, quy trình phức tạp thành hình ảnh dễ hiểu, dễ chia sẻNội dung do khách hàng tạo (UGC): khuyến khích, xin phép và sử dụng để tăng niềm tinViết case study khách hàng: cấu trúc vấn đề – giải pháp – kết quả giúp chốt khách doanh nghiệp