Bản tin email (newsletter): nội dung, bố cục và tần suất để khách mong chờ mỗi số

Nhiều doanh nghiệp có danh sách email nhưng chỉ gửi khi có khuyến mãi, khiến khách quên mình đã đăng ký và đánh dấu thư rác. Bản tin email (newsletter) đều đặn với nội dung hữu ích giúp thương hiệu hiện diện trong hộp thư khách một cách được chào đón, xây quan hệ lâu dài và tạo cơ hội bán hàng tự nhiên.

Bài viết hướng dẫn làm bản tin email cho doanh nghiệp. Xem thêm tổng quan email marketing cho doanh nghiệp.

Mục tiêu của bản tin

• Giữ liên lạc, nhắc nhớ thương hiệu.
• Chia sẻ kiến thức, xây uy tín chuyên gia.
• Dẫn lượt truy cập về blog, website.
• Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới.
• Thúc đẩy mua lại.

Xác định mục tiêu chính giúp chọn nội dung và chỉ số đo lường.

Nội dung bản tin

• Mẹo, kiến thức: tóm tắt bài blog mới, kèm liên kết đọc tiếp.
• Tin doanh nghiệp: sản phẩm mới, chi nhánh mới, sự kiện.
• Câu chuyện khách hàng: case study ngắn.
• Hậu trường: con người, quy trình.
• Ưu đãi riêng cho người đăng ký.
• Câu hỏi, khảo sát nhỏ để tăng tương tác.

Tỷ lệ nội dung giá trị nên nhiều hơn nội dung bán hàng.

Chuyên mục cố định

Bản tin có cấu trúc lặp lại giúp người đọc quen thuộc: ví dụ “Mẹo của tháng”, “Sản phẩm nổi bật”, “Khách hàng nói gì”, “Ưu đãi dành riêng cho bạn”. Chuyên mục cố định cũng giúp đội nội dung chuẩn bị nhanh mỗi số.

Bố cục

• Logo, tên bản tin, số phát hành ở đầu.
• Đoạn mở đầu ngắn, giọng thân thiện.
• 3–5 mục nội dung, mỗi mục có tiêu đề, vài dòng, nút “Đọc thêm”.
• Hình ảnh nhẹ, có chữ thay thế.
• Chân email: thông tin liên hệ, mạng xã hội, huỷ đăng ký.

Thiết kế mẫu theo bộ nhận diện thương hiệu, kiểm tra hiển thị trên điện thoại và các hộp thư phổ biến.

Tần suất

Hằng tuần, hai tuần hoặc hằng tháng tuỳ nguồn lực và lượng nội dung. Quan trọng là đều đặn: người đọc biết khi nào nhận bản tin. Tần suất quá dày với nội dung mỏng khiến khách huỷ đăng ký.

Tiêu đề bản tin

Tránh tiêu đề chung chung “Bản tin tháng 6”. Nêu nội dung nổi bật nhất: “3 cách giảm chi phí điện văn phòng mùa nóng + ưu đãi bảo trì”. Thử nghiệm tiêu đề để tăng tỷ lệ mở. Xem viết tiêu đề hấp dẫn.

Tăng người đăng ký

• Ô đăng ký trên blog, chân trang website, trang cảm ơn.
• Giới thiệu bản tin trên mạng xã hội, kèm mẫu số cũ.
• Lời mời trong email cá nhân của nhân viên.
• Quà đăng ký: tài liệu, checklist.

Luôn nói rõ người đăng ký sẽ nhận gì, bao lâu một lần.

Đo lường

Theo dõi tỷ lệ mở, bấm theo từng mục, huỷ đăng ký, lượt truy cập website, đơn hàng từ bản tin. Mục nào được bấm nhiều cho biết chủ đề khách quan tâm.

Ví dụ công ty phần mềm kế toán

Một công ty phần mềm kế toán gửi bản tin hai tuần một lần: “Cập nhật quy định” tóm tắt thay đổi thuế, “Mẹo dùng phần mềm”, “Câu hỏi kế toán hay gặp”, “Ưu đãi gia hạn”. Tiêu đề nêu cập nhật quan trọng nhất. Khách hàng đánh giá bản tin hữu ích, tỷ lệ mở ổn định, tỷ lệ gia hạn phần mềm tăng.

Sai lầm thường gặp

• Chỉ gửi khuyến mãi.
• Gửi thất thường.
• Quá dài, quá nhiều hình.
• Tiêu đề chung chung.
• Không có nút huỷ đăng ký.

Media Findme hỗ trợ gì?

Media Findme lên chuyên mục, viết nội dung, thiết kế mẫu bản tin và báo cáo hiệu quả. Xem content marketing và digital marketing.

Lời kết

Bản tin email tốt là món quà nhỏ đều đặn khách mong nhận. Nội dung hữu ích, bố cục gọn và tần suất ổn định, bản tin sẽ giữ thương hiệu luôn gần gũi với khách hàng.

Bản tin nội bộ

Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhân viên làm việc phân tán có thể dùng bản tin nội bộ để chia sẻ tin tức, thành tích, chính sách mới, vinh danh nhân viên. Bản tin nội bộ giúp gắn kết đội ngũ và lan toả văn hoá doanh nghiệp. Nội dung từ bản tin nội bộ đôi khi cũng trở thành chất liệu cho truyền thông thương hiệu nhà tuyển dụng.

Tái sử dụng nội dung bản tin

Nội dung bản tin có thể đăng lại trên blog, fanpage, LinkedIn; ngược lại, bài blog hay được tóm tắt đưa vào bản tin. Lưu trữ các số bản tin trên website dưới dạng trang lưu trữ giúp người mới đăng ký xem lại và hỗ trợ SEO. Xem tái sử dụng nội dung.

Phân nhóm bản tin

Khi danh sách lớn và đa dạng, có thể tách bản tin theo nhóm: khách cá nhân và doanh nghiệp, theo ngành, theo khu vực. Mỗi nhóm nhận nội dung phù hợp hơn, tỷ lệ mở và bấm cao hơn. Bắt đầu đơn giản với một bản tin chung, tách nhóm khi có đủ dữ liệu và nguồn lực.

Mời phản hồi từ người đọc

Kết thúc bản tin bằng câu hỏi mở như “Bạn muốn đọc về chủ đề gì ở số sau?” và khuyến khích trả lời trực tiếp email. Phản hồi giúp hiểu người đọc, tạo ý tưởng nội dung và việc nhận được thư trả lời còn giúp cải thiện độ tin cậy của địa chỉ gửi.

Câu hỏi thường gặp

Bản tin nên gửi bao lâu một lần?
Hằng tuần đến hằng tháng, quan trọng là đều đặn.

Bản tin nên dài bao nhiêu?
Đọc được trong vài phút, dẫn link để đọc chi tiết.

Có nên đưa ưu đãi vào bản tin?
Có, nhưng không lấn át nội dung giá trị.

Làm sao tăng tỷ lệ mở?
Tiêu đề cụ thể, gửi đều, danh sách sạch.

Bài viết liên quan

Content bất động sản: viết nội dung dự án, căn hộ, khu vực trung thực và thu hút khách tiềm năngThiết kế infographic: biến số liệu, quy trình phức tạp thành hình ảnh dễ hiểu, dễ chia sẻNội dung do khách hàng tạo (UGC): khuyến khích, xin phép và sử dụng để tăng niềm tinViết case study khách hàng: cấu trúc vấn đề – giải pháp – kết quả giúp chốt khách doanh nghiệp