Những việc cần làm để quản trị Fanpage hiệu quả

Trong bối cảnh mạng xã hội phát triển mạnh như ngày nay thì mạng xã hội Facebook đang là miếng thịt béo bở cho các doanh nghiệp. Nhưng để tận dụng hiệu quả trong kinh doanh thì bạn cần nắm rõ các tính năng, cách quản lý trên Facebook. Ở bài trước, Media Findme có chia sẻ Cách quản lý Fanpage hiệu quả 2024. Ở bài này, chúng tôi sẽ nêu chi tiết những công việc cần làm để quản trị Fanpage hiệu quả. Trước tiên, ta sẽ nói đến các vai trò trên trang Fanpage

Các vai trò trên trang Fanpage Facebook

Để một kế hoạch Fanpage Marketing thành công thì một trong những yếu tố quan trọng đó chính là nắm vững cách quản trị Fanpage hiệu quả. Hầu hết các doanh nghiệp đều có 1 bạn chuyên quản lý page Facebook.

Tuy nhiên, việc cấp hoặc phân quyền truy cập cho mọi người với những vai trò khác nhau giúp bạn có thể chia sẻ nhiệm vụ cho các thành viên khác.

Các vai trò trên trang Fanpage Facebook có tổng cộng 5 quyền truy cập quản lý page Facebook sau:

1. Admin – Quản trị viên:

Là người được toàn quyền truy cập vào tất cả các chức năng trên page (nếu bạn là người tạo ra fanpage bạn sẽ là quản trị viên mặc định). Và bạn cũng có thể thêm quản trị viên cho page để tăng hiệu quả quản lý hơn.

Và nếu bạn đang có vai trò quản trị viên đồng nghĩa với việc bạn có thể thay đổi tên Fanpage để tối ưu và mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp.

2. Moderator:

Là người có thể trả lời và xóa comment trên trang, gửi tin nhắn với tư cách trang, xem Admin nào đã tạo bài đăng hoặc nhận xét, tạo quảng cáo và xem insights

3. Editor:

Là người nắm vai trò chỉnh sửa trang, gửi tin nhắn, đăng bài trên page, tạo quảng cáo Facebook và xem admin nào đã tạo post hay comment, đồng thời xem được insights.

4. Advertiser:

Là người có thể xem Admin nào đã tạo bài đăng hoặc nhận xét, tạo quảng cáo và xem insights.

5. Analyst:

Là vai trò xem Admin nào đã tạo bài đăng hoặc comment và xem insights

Để chia sẻ quyền cho mọi người, hãy chuyển đến phần cài đặt trang Page settings => Chọn Page Roles(Vai trò trên trang). Sau đó nhập tên của bất kỳ ai đã thích trang Fanpage Facebook của bạn. Hoặc nhập địa chỉ email đã liên kết với tài khoản Facebook của họ để cấp quyền.

Các tính năng trên trình quản lý Fanpage

1. Trang chủ

Trang chủ Page cho phép bạn xem được toàn bộ thông tin hiển thị trên fanpage. Các thông tin này được chia thành nhiều Tab với các thông tin đa dạng như:

– Timeline (Dòng thời gian – hiển thị nội dung bài post, số lượng người like page, comment v.v…)

– Giới thiệu trang (cung cấp các thông tin liên quan đến page như thể loại, mô tả, số điện thoại, địa chỉ…)

– Ảnh

– Video…

2. Hộp thư

Inbox hay còn gọi là Messages trên Facebook hiển thị các tin nhắn từ những người like và theo dõi trang với các nhà quản trị trang.

3. Quản lý việc làm

Dùng để tạo tin tuyển dụng cũng như quản lý các hồ sơ ứng tuyển ngay tại Facebook

4. Thông báo

Notification là phần thông báo hiển thị tất cả các tương tác gần nhất trên trang fanpage của bạn cũng như những thay đổi bạn đã thực hiện trên trang.

Notification sẽ cho bạn biết ai like, share, comment trên trang hay nội dung của bạn

Ngoài ra, Notification cũng cho bạn biết nếu bạn được ai đó gắn thẻ tag trong bất kỳ bài đăng nào hay nếu mọi người muốn tham dự các sự kiện mà bạn đang hoặc sắp tổ chức.

5. Quản lý cửa hàng

Sử dụng Tab này để thống kê các đơn đặt hàng cũng như thông tin thanh toán của khách hàng dễ dàng hơn.

6. Thông tin chi tiết

Cung cấp thông tin về hoạt động của trang kể từ lúc trang bắt đầu được đưa vào hoạt động: số lượng người like, unlike, share, comment; số lượng người xem bài viết tự nhiên; và các báo cáo khác liên quan đến trang.

7. Công cụ đăng

Công cụ đăng giúp bạn xem được thông tin của các bài đã đăng trên trang hay lên lịch cho các bài đăng mới. Nhằm hỗ trợ bạn kiểm soát việc đăng bài lên page của mình.

Những việc cần làm để quản trị Fanpage hiệu quả

Để quản trị Fanpage hiệu quả, bạn phải tìm ra được đúng xu hướng, nhu cầu của khách hàng, mang lại sự hài lòng, tin tưởng cho họ. Là nhà quản lý Fanpage Facebook bạn rất cần quản lý được nội dung trên Fanpage và tiến trình đăng bài post trên trang Facebook của mình

1. Độ dài bài post

Nội dung bài đăng tốt nhất chỉ nên dài khoảng 150 – 200 chữ. Đảm bảo bài đăng đủ ngắn và súc tích để khách hàng đọc hết được nội dung bạn muốn truyền tải.

Nếu người dùng thấy một bài đăng quá dài, thậm chí họ sẽ không đọc dù chỉ là dòng đầu tiên. Nếu là bạn, có lẽ bạn cũng lướt qua thật nhanh để tìm thông tin mới ngắn gọn dễ thu vào tầm mắt hơn

2. Nội dung độc đáo và thu hút

Soạn thảo nội dung bài đăng thật nổi bật và thu hút là việc cần làm để quản trị Fanpage hiệu quả. Có thể sử dụng các lời kêu gọi hành động (Call to action – CTA) thu hút gọi mọi người làm điều gì đó để mang lại lợi ích cho cả đôi bên.

Bạn cũng nên sử dụng cả chữ hoa; chữ in đậm với các màu sắc sặc sỡ để làm nội dung của mình thêm nổi bật.

3. Sử dụng câu hỏi để tăng tương tác và gợi sự tò mò

Đặt câu hỏi để nhận câu trả lời nghe có vẻ đơn giản nhưng mang lại hiệu quả rất lớn.

Hãy đặt những câu hỏi liên quan đến công việc kinh doanh của bạn; khuyến khích người dùng để lại bình luận để tăng các nội dung yêu cầu tư vấn về sản phẩm.

Những câu hỏi đơn giản “Thời tiết chiều lòng người thế này, bạn muốn đi chơi đâu” . Hoặc “Nếu được chọn lựa bạn muốn tới nơi nào nhất” cũng sẽ giúp tăng tương tác trên page của bạn rất nhiều.

4. Dùng hình ảnh và đa dạng format

Hình ảnh nên được sử dụng trong hầu hết các bài đăng của bạn và có thông điệp phù hợp với nội dung đi kèm.

Thông thường, những bài viết có hình ảnh minh họa sẽ có trọng lượng và hiệu ứng cao hơn những bài viết không có hình ảnh.

Ngoài ra cũng nên sử dụng nhiều format khác nhau để nội dung fanpage của bạn phong phú hơn.

5. Áp dụng nguyên tắc 70-20-10

Cuối cùng để có một tổng quan nội dung hài hòa, bạn có thể áp dụng nguyên tắc 70-20-10 trong quản trị Fanpage Facebook.

– 70% nội dung page là các thông tin liên quan đến thương hiệu và các nội dung mang lại giá trị cho cộng đồng của bạn. Như: Các bài viết giới thiệu chương trình, sự kiện, quảng bá sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp bạn
– 20% nội dung tiếp theo là các bài đăng liên quan đến các đối tượng không thuộc page như sự kiện; chương trình ưu đãi của doanh nghiệp khác; tag các doanh nghiệp khác hoặc share post của công ty khác;…

– 10% cuối cùng hãy tạo ra các thông tin ưu đãi cho khách hàng như mã giảm giá; chương trình sales; giới thiệu thông tin sản phẩm mới v.v…

Nguyên tắc này không chỉ giúp page của bạn có một tổng quan hài hòa. Mà còn làm đa dạng nội dung; giúp thu hút người dùng truy cập và ở lại lâu hơn trên fanpage của bạn.

6. Đăng bài thường xuyên, đều đặn

Hãy nhất quán sự xuất hiện của bạn trên Facebook. Đăng đều đặn thường xuyên nhưng không phải liên tục mỗi giờ. Điều đó sẽ là lạm dụng và tấn công những người quan tâm đến trang của bạn.

Chỉ cần một post/ngày là đủ, vừa không gây khó chịu cho người dùng vừa giúp bài đăng của bạn được tiếp cận nhiều nhất có thể.

Các bài post cũng cần có thời gian để Facebook lọc tự nhiên trên News feed trước khi có một bài đăng mới xuất hiện

7. Sử dụng tính năng lên lịch đăng bài trên Facebook

Như đã đề cập ở trên, bạn không nên post bài quá nhiều một ngày nhưng việc đăng bài cần phải thực hiện đều đặn.

Nếu đã chuẩn bị được nhiều nội dung bạn có thể lên lịch đăng bài cho 1 ngày, 1 tuần hay thậm chí cả tháng bằng chức năng lên lịch đăng bài của Facebook.

Để sử dụng chức năng này; bạn có thể click vào biểu tượng đồng hồ ở góc bên trái trong khung đăng bài. Và cài đặt thời gian bài đăng hiển thị lên page.

Lên lịch đăng bài cho fanpage

Nhưng hãy lưu ý rằng đừng bỏ mặc trang của bạn dù bạn đã lên lịch đăng bài cho cả tháng hay cả năm.

Hãy theo dõi trang thường xuyên để nội dung đăng tải phù hợp với hoàn cảnh và chỉnh sửa kịp thời.

8. Chú ý thời gian đăng bài

Đăng bài khi có nhiều người dùng online là hợp lý nhất để bài đăng được nhiều người tiếp cận.

Theo như phân tích, có 2 khung giờ nhiều người online nhất đó là 11h-13h và 19h-21h. Hãy cố gắng tiếp cận mọi người trong khoảng thời gian này. Vì đây là thời điểm mọi người thường tìm đến Facebook để giải trí, nghỉ xả hơi sau giờ làm việc mệt mỏi.

Bạn cũng có thể sử dụng thêm Facebook’s insights để hỗ trợ xác định thói quen của người dùng. Nhằm để lên lịch đăng bài dễ dàng hơn.

9. Sử dụng Facebook Ads để tăng độ reach và tương tác

Với sự xuất hiện ngày càng nhiều của các trang fanpage trên Facebook. Để lượng khách hàng truy cập tự nhiên đủ nhiều và đáp ứng được mục tiêu kinh doanh của bạn là rất khó.

Sử dụng Facebook Ads để chạy quảng cáo sẽ là một lựa chọn khôn ngoan. Giúp fanpage của bạn tiếp cận được với nhiều người hơn làm khả năng tương tác của họ đến page cũng tăng cao.

Hãy bỏ ra một ít chi phí cho dịch vụ quảng cáo Facebook để mang lại lợi nhuận lớn lao cho doanh nghiệp của bạn.

10. Văn phong và ngôn ngữ phù hợp với thương hiệu

Hãy luôn coi mỗi người dùng Facebook như một cá nhân mà bạn đang cố gắng giao tiếp.

Hãy lắng nghe họ, giao tiếp với họ bằng ngôn ngữ trên fanpage của bạn:

• Đừng lan man mà hãy đi thẳng vào trọng tâm vấn đề
• Dùng ngôn ngữ thông thường thay vì ngôn ngữ quá trang trọng
• Ngôn ngữ thú vị sẽ lôi cuốn và làm người đọc thích thú hơn
• Cởi mở, trung thực với khách hàng và mang lại nội dung hữu ích cho họ

Luôn đặt mình vào vị trí người dùng. Và làm họ hài lòng nhất có thể nhưng cũng không được đánh mất tính cách của bản thân.

Fanpage luôn là nơi để mỗi doanh nghiệp thể hiện tính cách, văn hóa và bản chất của mình. Đừng chỉ sáng tạo các nội dung độc đáo mà quên mất mình là ai, mình đang làm gì.

Hãy xác định đối tượng mà bạn hướng đến để sử dụng văn phong, ngôn từ trong bài đăng sao cho phù hợp và thu hút. Với đối tượng khách là phụ nữ thì nên nâng niu, nhẹ nhàng, thân thiện; Với lớp thanh niên trẻ thì nên cởi mở, vui tươi, trẻ trung; Với khách hàng là thiếu nhi thì nên sử dụng câu từ nhí nhảnh, đáng yêu…

11. Coi trọng nội dung Fanpage

Để quản trị Fanpage hiệu quả thì quản lý sản xuất nội dung rất quan trọng. Bởi nội dung fanpage thể hiện các thông điệp bạn muốn truyền tải đến khách hàng của mình. Qua đó thu hút được khách hàng mà bạn mong muốn, giúp tăng tương tác trên page.

12. Kiểm tra inbox thường xuyên, trả lời khách hàng nhanh chóng

Để không bị bỏ sót bất cứ khách hàng nào; làm mất khách hàng vào tay đối thủ. Hãy đảm bảo bạn có thể phản hồi khách hàng nhanh chóng và đầy đủ khi có bất cứ ai nhắn tin vào fanpage của bạn hỏi về sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp.

Hãy quản lý hộp tin nhắn của bạn để không có khách hàng nào bị bỏ qua. Kiểm tra inbox thường xuyên kể cả mục “Khác” – nơi mà tin nhắn của những người chưa theo dõi page của bạn được hiển thị.

13. Theo dõi bình luận trên Fanpage

Đây cũng là một yếu tố không kém phần quan trọng trong việc bán hàng. Nhiều khách hàng thường để lại yêu cầu bạn cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm. Hoặc thậm chí để lại cả thông tin cá nhân chờ bạn liên lạc.

Liên tục theo dõi page để kịp thời phản hồi khách hàng và tránh để thông tin khách hàng lọt vào tay đối thủ; làm tăng tỷ lệ mất khách.

14. Quản lý Fanpage thông qua insights số liệu

Là một nhà quản trị Fanpage, chắc chắn điều bạn mong muốn là làm sao để Fanpage của mình thu hút được nhiều người truy cập nhất có thể.

Để hỗ trợ bạn Facebook cung cấp cho các nhà quản trị chức năng tối ưu fanpage. Bằng Facebook Page Insights. Bạn có thể truy cập vào Page của mình. Click Insights (Thông tin chi tiết) ở menu bên trái để sử dụng chức năng này.

Sau khi truy cập vào Insights bạn sẽ xem được bức tranh tổng thể Overview của page:

Insights Overview cung cấp cho bạn cái nhìn toàn cảnh về mọi thứ đang diễn ra trên page của bạn. Tại đây bạn có thể chọn xem dữ liệu trong 7 ngày hoặc 28 ngày qua, xem dữ liệu ở thời điểm hiện tại hoặc 1 ngày trước đó với các phần tách biệt.

• Tóm tắt trang, bạn sẽ xem được tập hợp các biểu đồ với chỉ số cấp cao nhất của một số mục: Hành động trên trang, số lượt xem trang, số lượt xem trước trang, số lượt like, số người bài tiếp cận, số người tiếp cận qua tin.
• Pages to watch là chức năng giúp bạn thêm các trang mà bạn muốn so sánh với trang của mình theo cách thủ công. Từ đây bạn có thể xem page của mình có điểm nào tốt và chưa tốt so với những người trong cùng ngành với bạn.
• Tiếp cận và tương tác: Có bao nhiêu người đã xem bài đăng của bạn? Ai đã tương tác với các bài đăng? Mọi người đã ẩn bài viết nào? Mọi người có báo cáo bài đăng nào là spam không?
• Actions: Mọi người làm gì trên trang của bạn? Có bao nhiêu người nhấp vào nút kêu gọi hành động? Có bao nhiêu người nhấp vào page của bạn?
• People: Độ tuổi, thu nhập, trình độ, tình trạng công việc… của những người truy cập vào trang của bạn. Khi nào mọi người truy cập trang? Mọi người tìm thấy trang của bạn bằng cách nào?
• Views: Bao nhiêu người đã xem page của bạn và họ đã xem những phần nào?
• Posts: Bài viết của bạn hoạt động như thế nào theo thời gian?

Facebook Insights cũng cho bạn cái nhìn tổng quan về page thông qua các dữ liệu tổng kết tối đa trong 2 năm.

Ngoài ra, nó giúp bạn có được thông tin dài hạn để theo dõi quá trình phát triển, quản lý trang Fanpage của mình. Từ đó biết được hiệu quả làm việc của page để điều chỉnh chiến lược hoạt động cho phù hợp:

• Xem xét những người đang truy cập trang có đúng với đối tượng mục tiêu mà bạn hướng đến hay không. Và điều chỉnh lại chiến lược nội dung để phù hợp với các đối tượng kết nối tự nhiên đến trang
• Duy trì những việc mang lại hiệu quả và bỏ qua những gì không mang lại hiệu quả. Theo dõi các bài đăng tạo ra tương tác tiêu cực như bị ẩn bài hoặc báo cáo spam. Theo dõi lượt hủy theo dõi để xác định được nội dung nào của bạn có vấn đề để điều chỉnh. Và không lặp lại sai lầm.
• Lên lịch đăng bài vào những thời điểm có lượng người theo dõi online nhiều nhất
• Tối ưu hóa các nội dung có xu hướng được tương tác nhiều trên page
• Cuối cùng, hãy thường xuyên theo dõi Facebook page insights. Vì dữ liệu phân tích của Facebook sẽ luôn được cập nhật; đảm bảo bạn luôn nắm được các thông tin, dữ liệu mới nhất về fanpage của mình. Để làm cho page ngày càng phát triển.

Kết luận

Media Findme tin rằng bài chia sẻ chi tiết trên đây sẽ giúp bạn hiểu được những công việc của một người quản lý, chăm sóc Fanpage. Muốn quản lý page tốt, mỗi doanh nghiệp cần phân công nhân sự với các vai trò khác nhau trên Fanpage để có thể chia sẻ gánh nặng về công việc. Có như vậy, công việc quản trị Fanpage mới đạt hiệu quả cao. Chúc các bạn thành công!